忘年会・新年会の幹事をAIと乗り切る｜お店選び・出欠管理・会費精算の段取り

今年もなんとなく流れで幹事を引き受けてしまった。そう気づいたときには、お店を探し、日程を調整し、会費を計算し、当日の挨拶まで考えなければならないと分かって、ため息が出た方もいるのではないでしょうか。幹事の仕事は一つひとつは難しくなくても、同時にいくつも抱えると「何から手をつけるか」で止まってしまいがちです。この記事では、忘年会・新年会の幹事業務のうち「考える部分」をAIに任せて、負担を軽くする進め方をご紹介します。

幹事の仕事は「決めること」の数が多いだけ

幹事の仕事を細かく分けてみると、実はそれぞれは単純な作業の積み重ねです。

• 参加人数の見込みを立てる
• 条件に合うお店を候補として絞り込む
• 出欠確認の案内文を作って送る
• 会費の金額と精算方法を決める
• 当日の進行（乾杯の挨拶・余興・締めの言葉）を考える

難しいのは、これらを同時並行で進めながら、参加者からの問い合わせにも答えなければならない点です。まずは全体をAIに書き出してもらい、「今週はお店探しまで」「来週は案内文の送付まで」と区切ることで、気持ちの面での負担がかなり軽くなります。

お店選びの条件をAIと一緒に整理する

お店選びで悩ましいのは、人数・予算感・個室の有無・立地といった条件を同時に満たす候補を探すことです。「部署のメンバー十五名程度、駅から徒歩圏内、個室で落ち着いて話せる店を探している。候補を挙げるときの確認ポイントを整理してほしい」とAIに相談すれば、予約時に店に確認すべき項目（飲み放題の時間、アレルギー対応の可否、キャンセル規定など）を抜け漏れなくリストにしてもらえます。実際の店舗情報や空き状況はグルメサイトや電話で確認する必要がありますが、「何を聞けばいいか」を先に整理しておくだけで、問い合わせの時間がぐっと短くなります。

出欠確認の案内文をAIと下書きする

出欠確認は、送るタイミングと文面の両方で気をつかう作業です。業務連絡のような堅い文面では浮きますし、くだけすぎると情報が伝わりにくくなります。

「開催日時・場所・会費・返信期限」の四つさえ漏れなく伝われば、あとの言葉づかいは自由でいい——そう割り切ると、文面づくりの肩の力が抜けます。

AIには「同じ部署のメンバー向けに、忘年会の出欠確認メッセージを作ってほしい。開催日時・場所・会費・返信期限を入れて、気軽に返信しやすい雰囲気にしたい」と伝えてみてください。社内チャット用の短い文面と、取引先にも送れる丁寧な文面の両方を作ってもらい、送り先によって使い分けるのもおすすめです。返信が集まったあとの集計も、「参加・不参加・未定」を一覧にする表の作り方をAIに聞いておくと、途中経過の管理がしやすくなります。

会費の精算と当日の進行をAIで整理する

会費の精算は、人数が変わるたびに計算し直す手間が地味に負担になります。店への支払額が分かったら、「参加人数がこの人数のとき、一人あたりの会費を割り切れる金額に調整する考え方を教えてほしい」とAIに相談すれば、端数の扱い方や、幹事が立て替える場合の管理方法まで含めて整理してもらえます。

1. 店への支払予定額を確認する
2. 参加人数の最終確認をとる
3. 一人あたりの会費と集金方法を決める
4. 当日の進行表（開始・乾杯・歓談・締め）をメモにする

当日の進行についても、「乾杯の挨拶と締めの言葉の構成だけ考えてほしい。話す内容は自分の言葉で用意する」とAIに頼めば、流れの骨格だけを借りて、中身は自分らしい言葉で仕上げることができます。全部をAIまかせにするのではなく、骨組みをAIに任せて、気持ちのこもった部分は自分で書く——この分担が、幹事業務を軽くしながらも心のこもった会にするコツです。

急な人数変更にも慌てず対応する

幹事をしていて地味にこたえるのが、直前になって「やっぱり参加できなくなった」「急に行けるようになった」という連絡です。そのたびに会費やお店への連絡人数を手計算し直すのは、数が多いほど面倒になっていきます。

こういうときこそAIの出番です。「参加予定者の一覧と、直前に増減があった場合の会費再計算の考え方を整理してほしい」と頼んでおけば、変更があるたびに一から計算し直さなくても、増減分だけを当てはめる簡単な仕組みを作っておけます。お店への人数連絡も、ぎりぎりまで待たず「最終確認は前日の何時まで」とあらかじめ参加者に伝えておくと、当日の混乱をかなり減らせます。

来年の自分のために記録を残す

幹事の仕事は、一年経つとどこに何を頼んだか、何がうまくいって何が大変だったかをすっかり忘れてしまいがちです。せっかく整理した案内文やチェックリストも、使い捨てにしてしまうのはもったいないことです。

• 利用したお店の名前と良かった点・気になった点
• 案内文のうち反応が良かった表現
• 当日の進行で時間が押した場面とその原因
• 来年に向けて変えたいこと

会が終わったあとに、こうした振り返りを簡単なメモとしてAIと一緒にまとめておくと、来年同じ役目が回ってきたとき、あるいは別の人が幹事を引き継ぐときに、ゼロから考え直す必要がなくなります。「今年の幹事業務で良かった点と改善したい点を箇条書きにしたい」と伝えるだけで、記憶が新しいうちに要点を言葉にしてもらえます。

まとめ

忘年会・新年会の幹事は、お店選び・出欠確認・会費精算・当日の進行と、考えることが一度に重なるのが負担の正体です。全体の整理、文面の下書き、計算の考え方といった部分をAIに任せれば、幹事自身は人との調整や当日の気配りに集中できます。AIWAYが大切にしている「教わるより、任せる」という考え方は、こうした年末年始の行事ごとでも力を発揮します。結婚式など別の行事の準備については結婚式の準備にAIを使うでもご紹介しています。一般社団法人AIWAYの活動について知りたい方は、AIWAYとはのページもあわせてご覧ください。