AIWAYと考える仕事のAI活用事例｜事務の「くり返し」を任せる5つの場面

小さな会社やお店では、事務の仕事を一人で受け持つことがよくあります。電話をとりながら見積書を作り、月末には売上を表にまとめ、合間にお知らせのチラシも作る。一つひとつは慣れた作業でも、重なると本来やりたい仕事に手が回らなくなってしまいます。

この記事では、そんな事務の「くり返し」をAIに任せる仕事のAI活用事例を、5つの場面でご紹介します。あわせて、AIWAYが相談を受けるときに大切にしている「なくす・任せる・確かめる」という順番もお伝えします。

最初に考えるのは「その作業、そもそも要る？」

AIWAYは、面倒な仕事を減らしたいという相談を受けたとき、すぐに道具の話から始めません。最初に考えるのは、その作業がそもそも必要かどうかです。

• 毎回同じ内容を手で書き写している作業は、ひな形にすれば、なくせるかもしれない
• 誰も見ていない報告書は、作るのをやめられるかもしれない
• 何度も同じ質問が来るなら、案内の書き方を変えれば減るかもしれない

なくせるものをなくしたうえで、残った作業をAIに任せる。そして、任せた結果を人が確かめる。この順番で考えると、AIを入れたのに仕事が増えた、ということが起きにくくなります。

場面1：見積書の下書きを作る

見積書は、品目や数量、単価を毎回まとめ直す作業です。過去の見積書の形を伝えたうえで、「この内容で見積書の下書きを作って」とたのめば、たたき台ができあがります。金額や条件は必ず自分で見直し、最終的に決めるのは人です。下書きを作る時間が短くなるだけでも、一日の流れはずいぶん変わります。

場面2：毎月の売上を表にまとめる

月末に、レジの記録や手書きのメモを集めて表にする作業も、AIに向いています。「先月の売上を日ごとの表にして、前の月と比べて」とたのむと、見やすい表と、気づいた点の要約がそろいます。数字の読み方に自信がない方は、「データとAI｜数字を読む力が武器になる」も参考になります。

場面3：チラシやメニュー表を作る

季節のキャンペーンや、営業時間が変わったときのお知らせ。チラシやメニュー表は、出す回数が多いわりに、毎回ゼロから作りがちです。伝えたいことを箇条書きで渡せば、文章の案とレイアウトの案を用意してもらえます。画像の工夫は「AIで画像づくり｜資料やSNSにひと工夫」でも紹介しています。

場面4：外国語の問い合わせに返事の下書きを作る

観光地のお店や、ネットで商品を届けている会社には、外国語の問い合わせが届くことがあります。届いた文を日本語に直してもらい、返事を日本語で考えてから、相手の言葉に訳してもらう。この流れなら、外国語が得意でなくても落ち着いて対応できます。送る前に、日付や金額などの大事な部分は自分で見直してください。

場面5：毎日の決まった作業を、しくみにする

予約の受付、決まった時間のお知らせ、問い合わせの受付フォームなど、毎日くり返す作業は、しくみにしてしまうのが近道です。いちど決めておけば、毎回手を動かさなくても回るようになります。空いた時間は、お客様と話す時間や、次の仕事の準備に使えます。

任せたあとに、確かめる人を決めておく

AIに任せる作業が増えるほど、「誰が確かめるか」を決めておくことが大切になります。外に出る文章や金額にかかわるものは、送る前・公開する前に必ず人の目を通す。社内だけで使う下書きは、使うときに確かめる。確かめる場所を決めておくと、安心して任せる範囲を広げていけます。職場でAIを使うときの基本は「AIを安全に使うルール｜家庭・職場での基本」にまとめています。

グループサイトが、事務の負担を軽くする

ここで紹介した作業は、パソコンやAIにくわしくない方でも、いつもの言葉でたのむだけで進められるようになってきました。

書類づくりやメール対応、社内の問い合わせ、管理業務を支える業務AIは、AIWAYのグループサイトのFLEXで紹介しています。また、見積書づくりや売上の表づくり、チラシやメニュー表づくり、外国語へのほんやくまで、事務をまとめて任せたいときはAIKOAIがおすすめです。AIKOAIなら、AI部下の「部下ロイド」にチャットでひと言たのむだけで、事務も毎日の発信も進めてもらえます。

AIWAYが仕事のAI活用で大切にしていること

AIWAYは「人がもっと自由に挑戦できる世界へ」を理念に、AIの導入支援、教育・研修、業務改善・自動化の設計などに取り組んでいます。事務の時間が減ることは、それ自体が目的ではありません。空いた時間で新しいサービスを考えたり、お客様とじっくり話したりできるようになる。その一歩を支えたいと考えています。

AIWAYの理念と活動の全体は「AIWAYとは」で、相談の入り口は「お問い合わせ」でご案内しています。

まとめ

• 最初に「その作業、そもそも要る？」と考え、なくせるものはなくす
• 見積書の下書き、売上の表、チラシ、外国語の問い合わせ、毎日の決まった作業はAIに任せやすい
• 金額や外に出る文章は、送る前・公開する前に人が確かめる
• 確かめる人と場所を決めておくと、任せる範囲を安心して広げられる

事務の「くり返し」が減れば、仕事の中に挑戦のための時間が生まれます。まずは今週いちばん面倒だった作業を一つ選んで、なくせるか、任せられるかを考えてみてください。