AIで資料づくり｜伝わる資料を早く

会議の資料やお知らせのプリント。いざ作ろうとすると、何から書けばいいか手が止まりますよね。AIは、その最初の一歩を一緒に踏み出してくれます。

資料づくりが苦手という方には、「どこから手をつければいいかわからない」という方が多くいます。内容は頭の中にあるのに、それを整理して紙の上に並べる作業がなかなか進まない。そういった「最初の壁」を乗り越えるのに、AIはとても役立ちます。

構成のたたき台をつくる

ゼロから考えるのは大変でも、たたき台があれば一気に進みます。AIに伝えたいことを話すと、流れを整理してくれます。

• どんな順番で話すと伝わるか提案してもらう
• 見出しの案を出してもらう
• 足りない項目を指摘してもらう

骨組みができれば、あとは中身を埋めるだけです。

たとえば、地域の会議で使う報告資料を作るとします。「先月のイベントの参加者数と感想を伝えたい」とだけAIに入力すると、「①開催概要、②参加者数と内訳、③参加者の声、④今後の課題」といった構成の案を返してくれます。自分では思いつかなかった「今後の課題」という項目が入ることで、聞き手が次に何を知りたいかまで考えた資料になります。

PTA向けのお便りや、職場の業務手順書など、使う場面はさまざまです。目的と相手をざっくり伝えるだけで、それに合った骨格を一瞬で用意してくれるのがAIの強みです。

伝えるときのコツ

AIへの伝え方は、難しく考えなくて大丈夫です。次のような情報を一言で添えると、より的確な構成が返ってきます。

• 誰に向けた資料か（保護者向け、職場の上司向け、地域住民向けなど）
• 何のために作るか（報告のため、提案のため、説明のためなど）
• どのくらいの量か（A4一枚程度、スライド5枚程度など）

「来月の防災訓練の案内を、町内会の方向けにA4一枚で作りたい」このように話しかけるだけで、すぐに構成の案が返ってきます。

言葉を伝わりやすく整える

書いた文章を、より読みやすくするのも得意です。

1. 長い文を短く区切ってもらう
2. むずかしい言葉をやさしく言いかえてもらう
3. 「誰に向けた資料か」を伝えて調子をそろえる

資料の主役はあなたの伝えたいこと。AIは、それを届きやすくする手伝い役です。

自分で書いた文章は、どうしても主観が入りがちです。「これは当然わかるはず」と思って端折ってしまったり、逆に気になって何度も同じことを書いてしまったり。AIに読んでもらうことで、初めて読む人の視点からの感想をもらえます。

たとえば「〇〇の件につきまして、先般よりご案内申し上げておりました通り、このたびの事情を鑑み…」という硬い文章も、「もう少しわかりやすく書き直してほしい」とお願いすると、「〇〇について、以前お知らせした通り、今回の事情を考えて…」といった平易な表現に整えてもらえます。

また、資料の中で敬体（です・ます調）と常体（だ・である調）が混在してしまうことがあります。「ですます調に統一してほしい」と伝えるだけで、文体を一気に揃えてくれます。

「相手の立場」で見直してもらう

言葉を整える際に特に効果的なのが、「この資料を受け取る人の立場で、わかりにくいところを教えてほしい」と尋ねることです。専門用語、省略されすぎている説明、逆に冗長すぎる箇所など、作り手には気づきにくい点を指摘してもらえます。

もちろん、AIの提案がすべて正しいわけではありません。「この言い方のほうが自分らしい」と感じたら、迷わず元に戻してください。AIはあくまで参考役。最終的な判断はご自身でするのが基本です。

数字や箇条書きを整理する

資料の中に表や箇条書きを入れたいとき、どうまとめれば見やすくなるか悩むことがあります。AIはこうした「情報の見せ方」の相談にも応じてくれます。

たとえば、複数のプランや選択肢を比較したい場合、「3つの選択肢をわかりやすく並べてほしい」と伝えると、表形式や箇条書きの形に整理してくれます。数字を並べただけではピンとこない情報も、「昨年と今年を比べる形にしてほしい」とお願いすれば、対比しやすいレイアウトを提案してもらえます。

また、箇条書きの項目が多すぎて読みづらいときは、「グループに分けてほしい」と頼むと、関連する項目をまとめてすっきりさせてくれます。情報量を減らさず、見やすさだけを改善できるのはありがたいです。

よくある質問

Q. AIに資料の中身を見せても大丈夫ですか？

個人情報や機密性の高い情報（氏名・住所・契約内容など）をそのまま入力することは避けてください。「〇〇さんの住所は…」という具体的な個人情報ではなく、「参加者のコメントを3つまとめてほしい」のように、固有の情報を取り除いた形で使うのがおすすめです。資料の構成や文章の流れを整えるだけなら、個人情報を含めなくても十分に活用できます。

Q. 出来上がった文章はそのまま使っていいですか？

AIが作った文章は、あくまで「たたき台」として扱うのが安心です。内容が正確かどうか、自分の意図と合っているかどうかは、必ずご自身で確認してください。AIは事実を知らない場合や、状況をわかっていない場合もあるので、「雰囲気はいいけど内容が違う」ということもあります。最後の確認と責任は、人が担う部分です。

Q. パソコンが苦手でも使えますか？

はい、文字が打てれば大丈夫です。AIとのやりとりは基本的に「話しかける→返ってくる」の繰り返しです。難しい操作はなく、むしろ「こういう資料を作りたい」と素直に書くほど、自分に合った提案が返ってきます。最初は短い文章の整理だけお願いしてみると、使い方のコツがつかみやすいです。

まとめ

AIを使えば、伝わる資料を無理なく早く仕上げられます。まずは構成の相談から始めてみましょう。お店での使い方は小さなお店とAI、ほかの場面は活用事例もどうぞ。